Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva definira da se njegove odredbe odnose na tijela javne vlasti i na pravne i fizičke osobe koje su obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskog gradiva u nadležnosti arhiva kao i na vlasnike ili posjednike privatnog arhivskog gradiva upisane u Upisnik vlasnika ili posjednika privatnog arhivskoga gradiva. Potvrdu je obvezno ishoditi prije pretvorbe gradiva u digitalni oblik. Prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima (čl. 6.) tijela javne vlasti dužna su osigurati pretvorbu arhivskoga gradiva (odabrano dokumentarno gradivo koje ima trajnu vrijednost) koje je u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik. Dokumentarno gradivo koje nema trajnu vrijednost može se također pretvoriti u digitalni oblik radi zaštite, dostupnosti i u druge svrhe.“ Potvrdu su obvezna ishoditi tijela javne vlasti ili druge osobe prije pretvorbe javnog dokumentarnog gradiva u digitalni oblik. Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva definira da se njegove odredbe odnose na tijela javne vlasti i na pravne i fizičke osobe koje su obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskog gradiva u nadležnosti arhiva kao i na vlasnike ili posjednike privatnog arhivskog gradiva upisane u Upisnik vlasnika ili posjednika privatnog arhivskoga gradiva. Prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima (čl. 6.) tijelo javne vlasti dužno je osigurati pretvorbu arhivskoga gradiva (odabrano dokumentarno gradivo koje ima trajnu vrijednost) koje je u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik. Dokumentarno gradivo koje nema trajnu vrijednost može se radi zaštite, dostupnosti i u druge svrhe također pretvoriti u digitalni oblik.

Stvaratelji gradiva obvezni su podnijeti zahtjev i dokazati da njihova pravila, tehnologija i postupak pretvorbe ispunjavaju postavljene zahtjeve, neovisno o tome čiju aplikaciju koriste. IT tvrtke koje pružaju uslugu digitalizacije drugim tvrtkama mogu zatražiti ocjenu sukladnosti za svoj sustav za digitalizaciju, međutim takva ocjena sukladnosti nije prenosiva na stvaratelje gradiva jer osim same tehnologije treba provjeriti kako je implementirana, postoje li pravila, jesu li zadovoljavajuća i kako se primjenjuju.

Postupak ocjene sukladnosti pravila, tehnologije i postupaka pretvorbe sukladno arhivskim propisima postavljen je kao jedan postupak. Obrazac sadrži popis minimalnih zahtjeva koje je potrebno ispuniti za dobivanje potvrde. Ako neki od zahtjeva nije ispunjen, potvrdu nije moguće izdati. U tom smislu nema osnove za provođenje ocjene sukladnosti parcijalno, tj. za samo neki od segmenata.

Dokumentarno gradivo koje je pretvoreno u digitalni oblik sukladno Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19, 114/22) i Pravilniku o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/20) može se izlučiti i uništiti i prije isteka zakonskog roka čuvanja. Prema čl. 28. Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva, fizičko ili analogno gradivo pretvoreno u digitalni oblik može se uništiti ako su u postupku pretvorbe ili prije uništenja obavljene provjere cjelovitosti i kvalitete pretvorbe sukladno odredbama Pravilnika i ako je ishođena potvrda o sukladnosti. Ukoliko je riječ o gradivu koje se odnosi na postupke koji su u tijeku, izvorno analogni oblici mogu se uništiti tek po okončanju postupka na koji se gradivo odnosi. Prema čl. 17. Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva, sama pretvorba gradiva iz jednog oblika u drugi ne utječe na rok čuvanja gradiva. Dakle, rok čuvanja digitalne inačice izvorno analognog gradiva ostaje isti kakav je vrijedio za izvorno analogni oblik. Dokumentarno gradivo koje je pretvoreno u digitalni oblik na način koji ne udovoljava odredbama Pravilnika, odnosno na način da postoji mogućnost ugroze očuvanja autentičnosti, cjelovitosti, vjerodostojnosti podrijetla, čitljivosti i povjerljivosti, čuva se u izvorniku do isteka roka čuvanja. Izlučeno gradivo uništava se na način koji osigurava zaštitu tajnosti podataka i onemogućuje neovlašteni pristup osobnim podacima. U postupku uništenja izlučenog gradiva uništavaju se i sigurnosne i druge kopije. Ako je postupak upravljanja sigurnosnim i drugim kopijama gradiva takav da jamči da će kopije biti izbrisane u razumnom roku u okviru redovitih postupaka u upravljanju kopijama, one se mogu uništiti i na taj način. Postupak izlučivanja gradiva i uništenja izlučenog gradiva dokumentira se bilježenjem odgovarajućih metapodataka u evidenciji gradiva, zapisnikom ili drugim odgovarajućim dokumentom.

Zakon o arhivskom gradivu i arhivima u članku 8. sadrži odredbe o pretvorbi gradiva u digitalni oblik, pri čemu se u stavku 3. izrijekom navodi da je dokumentarno gradivo u obliku u koji je pretvoreno istovrijedno izvornome gradivo ako je pretvorba u drugi oblik obavljena u skladu s odredbama toga članka i Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva.

Unutar Pravilnika postoje pojedine odredbe (čl. 18., čl. 21.-25.) koje se mogu odnositi na tehničke zahtjeve vezane uz proces digitalizacije. Upute za digitalizaciju dokumentarnog i arhivskog gradiva također sadržavaju određene smjernice koje se mogu odnositi na tehničke zahtjeve vezane uz proces digitalizacije.

Da. Uputama se definiraju postupci i pravila za digitalizaciju gradiva u Hrvatskom državnom arhivu, što je propisano kao obveza stvaratelja koji digitaliziraju javno arhivsko i dokumentarno gradivo. Upute mogu koristiti i drugi posjednici arhivskog i dokumentarnog gradiva te druge osobe koje sudjeluju u digitalizaciji gradiva, u mjeri u kojoj su primjenjive u njihovu slučaju.

Svaka tvrdnja pri ispunjavanju obrasca treba biti potkrijepljena odgovarajućim dokazima, odnosno konkretnim podacima/dokumentacijom da bi se mogla dati odgovarajuća ocjena.

Dokumentacija sustava mora sadržavati dokumente o provedenoj analizi rizika, uz obrazloženja zašto se smatra da je određeni rizik umjeren, visok ili vrlo visok. Bez takve dokumentacije ne može se dati pozitivna ocjena, odnosno nije dovoljno tek navesti da je rizik određene razine. Mogući rizici vezani uz očuvanje osnovnih svojstava gradiva opisani su u Uputama za digitalizaciju dokumentarnog i arhivskog gradiva (Tablica 2. pod poglavljem 3.2.). Tablica može poslužiti kao referentna točka za provedbu analize prijetnji i rizika u konkretnom okruženju određenog sustava za digitalizaciju gradiva, gdje se mogu pojaviti i drugi čimbenici.

Ta se ocjena može dati samo ako postoji tražena dokumentacija, ali ima određenih manjih nedostataka koje treba ispraviti. Ukoliko ona ne postoji, ocjena će biti negativna jer općenite tvrdnje koje nisu popraćene dokumentacijom koja ih potvrđuje nisu dovoljne.

Mora postojati određen dokaz da je osoblje osposobljeno, odnosno za svakog djelatnika koji sudjeluje u postupku treba postojati dokumentacijski trag koji dokazuje kada je i kako netko osposobljen ili mu je provjerena osposobljenost (u najužem smislu da je djelatnik preuzeo, pročitao i razumio upute).

Potvrdu nije moguće izdati dok se ne ispune svi zahtjevi navedeni u Obrascu.

Ukoliko se koristi više informacijskih sustava, potrebno je za svaki sustav zasebno ispuniti Obrazac za provjeru sukladnosti pravila.