Zakon o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“ broj 61/18 i 98/19) propisuje obvezu tijela javne vlasti da izrade popis cjelokupnog dokumentarnog i arhivskog gradiva koje posjeduju te da takve popise sukladno čl. 13. Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva („Narodne novine“ broj 105/20) dostave nadležnom arhivu u strukturiranom elektroničkom obliku, prikladnom za ponovnu uporabu, dijeljenje i preuzimanje podataka, što omogućuje automatiziranu provjeru valjanosti popisa i preuzimanje podataka u informacijski sustav arhiva.

Popis mora o svakoj jedinici gradiva u informacijskom sustavu za upravljanje gradivom sadržavati najmanje one podatke koji su označeni kao obvezni podaci u specifikaciji metapodataka za opis dokumentarnog i arhivskog gradiva.