Predaja javnog i privatnog arhivskoga gradiva arhivu propisana je člancima 38. – 46. Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 105/20).
Javno arhivsko gradivo predaje se nadležnom državnom arhivu sređeno, popisano, u zaokruženim cjelinama, tehnički opremljeno i označeno, i u digitalnom obliku koji je primjeren za trajno čuvanje. Prije predaje gradiva tijelo javne vlasti dužno je izraditi popis gradiva koje se predaje u prethodno utvrđenom strukturiranom elektroničkom formatu i dostaviti ga arhivu. Gradivo u digitalnom obliku priprema se za predaju arhivu tako da se oblikuje u informacijske pakete koji sadrže jednoznačno identificirane datoteke i s njima povezane metapodatke. Hrvatski državni arhiv vodi popis specifikacija informacijskih paketa za koje je utvrđeno da su prihvatljivi za predaju gradiva arhivima. Troškove predaje, uključujući sređivanje, popisivanje, opremanje i pretvorbu gradiva u digitalni oblik za trajno čuvanje, podmiruje stvaratelj gradiva koji ga predaje arhivu. O predaji javnog arhivskog gradiva nadležnom državnom arhivu sastavlja se zapisnik, službena bilješka ili drugi odgovarajući sukladno čl. 43. Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 105/20).
Privatno arhivsko gradivo preuzima se u arhiv temeljem pisane isprave (darovanja, kupoprodaje ili pohrane) u kojoj su naznačena prava i obveze stranaka sukladno čl. 44. – 46. Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 105/20).