Odabiranje arhivskoga gradiva postupak je kojim se iz neke cjeline gradiva, na temelju utvrđenih propisa, odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje. Izlučivanje je postupak kojim se iz cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.

Postupak izlučivanja i uništenja dokumentarnog gradiva definiran je člancima 36. i 37. Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 105/20) te se provodi temeljem Popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja. Dokumentarno gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja izlučuje se redovito po isteku rokova čuvanja temeljem:

• odobrenja nadležnog državnog arhiva kojim se odobrava izlučivanje i uništenje određenih kategorija gradiva prema odobrenom popisu gradiva s rokovima čuvanja bez provođenja posebnog postupka za svaki pojedinačni postupak
• odobrenja nadležnog državnog arhiva kojim se odobrava izlučivanje i uništenje gradiva po provedenom pojedinačnom postupku za određeno gradivo.

Opći popis gradiva s rokovima čuvanja

Popis je zapravo ogledni popis koji obuhvaća kategorije ili vrste dokumentacije koja nastaje u obavljanju općih i administrativnih poslova u javnim i privatnim organizacijama. Sadržava pet osnovnih skupina: organizacija i upravljanje, ljudski resursi, imovina, financijsko poslovanje te informacijsko-dokumentacijsko poslovanje. Popis je uređen hijerarhijski te može poslužiti i za izradu klasifikacijskih planova dokumentacije.