Obveze stvaratelja
Stvaratelji javnoga dokumentarnog i arhivskog gradiva obvezni su sustavno upravljati svojim gradivom što znači da gradivo koje posjeduju mora biti primjereno zaštićeno, sređeno i opisano te dostupno ovlaštenim osobama u uređenom dokumentacijskom sustavu. Zaštita gradiva obuhvaća fizičku zaštitu od oštećivanja, čuvanjem u primjerenim uvjetima i prostoru, kao i intelektualnu zaštitu koja se odnosi na sređivanje i popisivanje cjelokupnog gradiva te dostavu tog popisa nadležnom arhivu. Također, stvaratelji javnoga dokumentarnog i arhivskog gradiva dužni su vrednovati cjelokupno gradivo koje nastaje njegovim radom i odrediti mu rokove čuvanja te takav popis gradiva s rokovima čuvanja dostaviti nadležnom državnom arhivu na odobrenje. Na temelju popisa gradiva s rokovima čuvanja redovito se provodi izlučivanje dokumentarnog gradiva odnosno predaja arhivskog gradiva nadležnom arhivu. Osim toga, stvaratelji javnoga dokumentarnog i arhivskog gradiva dužni su utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog javnog dokumentarnog gradiva u digitalnom obliku i osigurati pretvorbu arhivskog gradiva koje je u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik na način koji pruža jamstvo glede njegove pouzdanosti i uporabivosti.
Poslove na zaštiti gradiva obavljaju stručno osposobljeni djelatnici stvaratelja javnoga dokumentarnog i arhivskog gradiva. Prije poduzimanja bilo kakvih postupanja koja se odnose na gradivo, stvaratelji javnoga dokumentarnog i arhivskog gradiva dužni su pribaviti stručno mišljenje nadležnoga arhiva i omogućiti stručni nadzor nad sustavom zaštite gradiva.
Vlasnici ili posjednici privatnoga arhivskog gradiva obvezni su obavijestiti nadležni državni arhiv o posjedovanju gradiva, poduzimati mjere potrebne za njegovo sigurno čuvanje i zaštitu, srediti ga i popisati te dopustiti arhivu uvid i prema potrebi sigurnosno snimanje. Ako vlasnik ili posjednik nije u mogućnosti srediti gradivo i izraditi popis, dužan je dopustiti nadležnom arhivu da to učini. Ukoliko pak vlasnik ili posjednik privatnog arhivskoga gradiva nemarno ili nestručno čuva gradivo tako da postoji opasnost da ono bude oštećeno ili uništeno, pa ni nakon opomene nadležnoga državnog arhiva u ostavljenom roku ne osigura uvjete za pravilno čuvanje i stručno održavanje arhivskoga gradiva, nadležni državni arhiv može rješenjem odrediti da se arhivsko gradivo preda arhivu na čuvanje dok vlasnik ili posjednik ne dokaže da je osigurao propisane uvjete.