Pohrana i zaštita gradiva u fizičkom ili analognom obliku

U skladu s Pravilnikom o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 105/20) stvaratelj gradiva dužan je osigurati primjeren prostor i opremu za pohranu i zaštitu dokumentarnog i arhivskog gradiva u fizičkom ili analognom obliku.

Primjerenim se prostorom za pohranu i zaštitu arhivskoga gradiva smatraju prostorije koje su:

• čiste, uredne, suhe, zračne i zaštićene od prodora nadzemnih i podzemnih voda
• udaljene od mjesta otvorenoga plamena, od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, od izvora prašenja i onečišćenja zraka
• propisno udaljene od proizvodnih i energetskih postrojenja, instalacija i vodova (plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih)
• opremljene odgovarajućim električnim instalacijama, sa središnjim isključivanjem
• opremljene rasvjetnim tijelima koje ne emitiraju štetna zračenja
• osigurane od provale
• kojima je zapriječen pristup neovlaštenim osobama, u radno vrijeme i izvan radnog vremena
• u kojima temperatura u pravilu ne prelazi 16 – 20 °C, a relativna vlažnost 45 – 55 %
• koje su opremljene vatrodojavnim uređajima i uređajima za suho gašenje požara.

Pohrana i zaštita gradiva u digitalnom obliku

U skladu s Pravilnikom o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 105/20) stvaratelj gradiva je dužan gradivom u digitalnom obliku upravljati sustavno u informacijskom sustavu koji osigurava primjerenu razinu zaštite gradiva i očuvanje autentičnosti, cjelovitosti, vjerodostojnosti podrijetla, čitljivosti i povjerljivosti gradiva te omogućuje upravljanje rizicima od gubitka gradiva ili navedenih svojstava gradiva.

Gradivo u digitalnom obliku treba biti zaštićeno od gubitka izradom sigurnosnih kopija ili drugom odgovarajućom mjerom informacijske sigurnosti, sukladno procjeni rizika. Postupci u upravljanju gradivom u digitalnom obliku trebaju biti dokumentirani.

Informacijski sustav u kojem se čuva arhivsko gradivo u digitalnom obliku treba omogućiti izvoz jedinica arhivskog gradiva i pripadajućih metapodataka.