Sukladno Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19) te Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/2020), javno arhivsko gradivo u digitalnom obliku predaje se državnom arhivu u pravilu u roku koji nije dulji od deset godina od njegova nastanka, osim ako drugim zakonom odnosno podzakonskim aktom donesenim na temelju zakona nisu propisani dodatni uvjeti za čuvanje klasificiranih podataka.

Gradivo u digitalnom obliku priprema se za predaju arhivu tako da se oblikuje u informacijske pakete. Informacijski paket čine informacijski objekt, odnosno jednoznačno identificirane datoteke te njima pripadajući metapodaci, kao cjelina prikladna za pohranu, prikaz i razmjenu. Osim opisnih podataka, paketi mogu sadržavati digitalne kopije i/ili podatke o tim kopijama, informacije o pakiranjima i drugo. Jedan informacijski paket može sadržavati jednu ili više jedinica gradiva te oni mogu biti jedinični ili zbirni.

Popis specifikacija informacijskih paketa koji su prihvatljivi za predaju arhivima većim dijelom su opisani unutar Smjernica za digitalizaciju kulturne baštine (poglavlje 3. Formati za prikaz, formati za trajnu pohranu i formati metapodataka). Unutar ovog poglavlja preporučuju se karakteristike koje treba ostvariti za očuvanje tekstualnih dokumenata, slikovnih datoteka, fotografija, zvučnog i video gradiva, mrežnih stranica, relacijskih baza podataka i 3D gradiva.

Formati datoteka za prikaz i trajnu pohranu

Sam postupak predaje gradiva u digitalnom obliku vezan je i za unos u odgovarajući arhivski informacijski sustav. Sukladno tome, molimo stvaratelje da se prije pretvorbe gradiva i načinu strukturiranja informacijskih paketa informiraju na sljedeći broj telefona:  +385 (0)1 4801 935.