Člankom 34. Pravilnika o zaštiti i čuvanju dokumentarnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 105/20) utvrđeno je da se poslovi obrade, zaštite i upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom povjeravaju osobama koje su stručno osposobljene i obučene za obavljanje pojedinih poslova. Stvaratelj gradiva dužan je odrediti osobu koja obavlja stručne arhivske poslove u odnosu na dokumentarno i arhivsko gradivo i o tome obavijestiti nadležni državni arhiv. Stručni radnik mora imati najmanje srednju stručnu spremu te položen stručni ispit iz arhivske struke ili stručni ispit za upravljanjem dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva. Program polaganja ispita objavljen je na mrežnoj stranici HDA, a ispit se polaže temeljem odredbi članka 50. Pravilnika o stručnim arhivskim zvanjima i drugim zvanjima u arhivskoj struci te uvjetima i načinu njihova stjecanja, pred Povjerenstvom za stručni ispit za upravljanjem dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva.

Hrvatski državni arhiv redovito organizira tečajeve za pripremu ispita. Ti su tečajevi, kao i drugi oblici stručnoga usavršavanja, namijenjeni za sve zaposlenike koji rade na poslovima upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom.