Stvaranje, čuvanje i pretvorba gradiva u digitalni oblik

Republika Hrvatska je, imajući u vidu razvoj sigurne digitalne infrastrukture i javnih digitalnih usluga te popularizaciju razvoja digitalnog društva u svim područjima života i djelovanja hrvatskih građana, gospodarstva i javnog sektora, donijela Zakon o državnoj informacijskoj infrastrukturi (NN 92/14) koji je propisao uspostavu, razvoj i upravljanje sustavom državne informacijske infrastrukture i sustavom javnih registara. Uredbom o organizacijskim i tehničkim standardima za povezivanje na državnu informacijsku infrastrukturu (NN 60/17),  propisani su organizacijski i tehnički standardi za povezivanje na državnu informacijsku infrastrukturu, uvjeti nužni za pokretanje, implementaciju, razvoj i nadzor projekata vezanih uz državnu informacijsku infrastrukturu te ostali elementi neophodni za rad državne informacijske infrastrukture.

Od Hrvatskog državnog arhiva se očekuje da bude servis javne uprave u upravljanju i zaštiti dokumentacije te da pomoću suvremenih tehnologija i novih digitalnih usluga osigura bolju dostupnost i vidljivost arhivskih izvora u javnosti.

Novi Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18) predvidio je transformaciju javnog dokumentarnog, odnosno arhivskog gradiva iz konvencionalnog u digitalni oblik, definirao stvaranje, čuvanje i predaju digitalnog gradiva te digitalizaciju usluga arhiva. Obveze stvaratelja definirane su u čl. 6. navedenog zakona, prema kojem su stvaratelji dužni utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog javnog dokumentarnog gradiva u digitalnom obliku, kao i osigurati pretvorbu arhivskog gradiva nastalog u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik. Pretvorba gradiva mora biti obavljena u obliku koji pruža jamstvo glede pouzdanosti i uporabivosti gradiva, što prema čl. 8. navedenog Zakona znači:

• da su sačuvana sva bitna svojstva, sastavnice, učinci i uporabivost izvornoga gradiva (očuvanje cjelovitosti gradiva)
• da je pretvorba gradiva izvršena na način koji pruža razumno jamstvo da nije obavljeno neovlašteno i nedokumentirano dodavanje, mijenjanje ili uklanjanje svojstava gradiva odnosno pojedinih podataka
• da je postupak pretvorbe obavljen u skladu s utvrđenim pravilima i da je primjereno dokumentiran u svrhu osiguranja i provjere ispravnosti i kakvoće pretvorbe
• da je pretvorba gradiva, koje je predmetom zaštite autorskog prava, izvršena uz poštivanje propisa kojima se uređuje autorsko pravo
• da je postupak pretvorbe obavljen u skladu s drugim propisima kojima se uređuju uvjeti i postupci pretvorbe određenih vrsta dokumentarnoga gradiva.