Sadržaj programa provjere stručne osposobljenosti radnika na poslovima upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva

1. Propisi i norme koji se odnose na upravljanje, zaštitu, obradu i dostupnost gradiva

• hrvatski i međunarodni propisi i norme o upravljanju spisima i uredskom poslovanju
• hrvatsko arhivsko zakonodavstvo
• obveze tijela javnih vlasti, pravnih i fizičkih osoba obuhvaćenih "Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskog gradiva u nadležnosti arhiva" i vlasnika ili posjednika privatnog arhivskog gradiva upisanih u "Upisnik vlasnika ili posjednika privatnog arhivskog gradiva" prema Zakonu i provedbenim propisima
• propisi o upravljanju dokumentacijom u pojedinim javnim djelatnostima
• propisi koji uređuju dostupnost informacijama u javnim službama

2. Upravljanje gradivom: organizacija i klasifikacija gradiva; sređivanje i popisivanje gradiva

• informacijski sustavi i upravljanje dokumentima (svrha i funkcije)
• odgovornosti, poslovi i zadaci u upravljanju spisima
• spisovodstvena politika
• oblikovanje i upravljanje spisovodstvenim sustavom
• svrha klasifikacije i klasifikacijski sustav u upravljanju dokumentacijom, izrada i primjena klasifikacijskog sustava u organizaciji dokumentacije javnih stvaratelja (organizacija)
• vrste dokumentacije u javnim službama, oblikovanje i organizacija jedinica dokumentacije
• uredske i arhivske evidencije: oblik, sadržaj i način vođenja
• postupci u rukovanju i obradi dokumentacije, praćenje kretanja i obrade dokumentacije, označavanje jedinica dokumentacije
• dostupnost i korištenje gradiva kod stvaratelja/u arhivima 

3. Zaštita i pohrana gradiva u fizičkom ili analognom obliku

• svrha zaštite
• vrste i svojstva (fizikalna i kemijska) gradiva, vrste i uzročnici oštećivanja i propadanja, procjena ugroženosti i faktori rizika od nastupanja oštećenja,
• preventivna zaštita gradiva, uvjeti smještaja i čuvanja, uloga zgrade u zaštiti gradiva, organizacija spremišnog prostora, oprema i uređenje spremišta, zaštitna sredstva i postupci, zaštita gradiva u korištenju,
• tehničko opremanje i odlaganje jedinica gradiva
• sigurnosno i zaštitno snimanje
• zaštita gradiva u slučaju rata, elementarnih nepogoda i nesreća

4. Zaštita i upravljanje elektroničkim zapisima

• vrste i oblici elektroničkih zapisa,
• integritet, vjerodostojnost i pravna valjanost elektroničkih zapisa
• formati zapisa i mediji za pohranu, korištenje i rukovanje
• postupci arhiviranja i čuvanja: pretvorba i migracija
• metapodaci
• dokumentacija u svezi s nastankom, korištenjem i rukovanjem elektroničkim zapisima
• postupci digitalizacije – priprema, snimanje, obrada i kontrola, pohrana i prijenos, korištenje i održavanje
• utvrđivanje sukladnosti

5. Vrednovanje, izlučivanje i predaja gradiva

• svrha vrednovanja gradiva, metodologija i postupci u vrednovanju, propisi o vrednovanju dokumentarnog i arhivskog gradiva u Republici Hrvatskoj, utvrđivanje vrijednosti i rokova čuvanja, izrada i primjena popisa gradiva s rokovima čuvanja
• postupak izlučivanja, brisanja i uništavanja izlučenoga gradiva
• obveza i rokovi predaje arhivskoga gradiva u digitalnom i fizičkom/analognom obliku nadležnom arhivu, postupak i dokumentacija o predaji gradiva, postupanje s gradivom u slučaju prestanka djelatnosti ili prijenosa nadležnosti na drugo tijelo

Ispitna literatura

1. Zakon o arhivskom gradivu i arhivima («Narodne novine», broj 61/2018, 98/2019)
2. Zakon o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka («Narodne novine», broj 42/2018)
3. Zakon o pravu na pristup informacijama («Narodne novine», broj 25/13, 85/2015)
4. Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva («Narodne novine», broj 105/2020)
5. Pravilnik o stručnim arhivskom zvanjima i drugim zvanjima u arhivskoj struci te uvjetima i načinu njihova stjecanja («Narodne novine», broj 104/2019)
6. Pravilnik o korištenju javnog arhivskog gradiva  («Narodne novine», broj 121/2019)
7. Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja
8. Uredba o uredskom poslovanju («Narodne novine», broj 75/2021)
9. HRN ISO 15489 – Upravljanje spisima
   1. Općenito
   2. Smjernice
10. Elektronički dokumenti : Priručnik za arhiviste. Hrvatski državni arhiv, Zagreb, 2011.
11. Digital Preservation Handbook, 2nd Edition. Digital Preservation Coalition, 2015.
12. Stručni ispit za zaštitu i obradu arhivskog gradiva – Priručnik, drugo izdanje, Zgb. 2010. Poglavlja:

• Osnove upravljanja spisima (Jozo Ivanović)
• Klasifikacija i organizacija dokumentacije (Jozo Ivanović)
• Sređivanje i opis arhivskog gradiva (Melina Lučić)
• Zaštita arhivskog gradiva (Tatjana Mušnjak)
• Preporuke za uređenje spremišta arhiva i pismohrana (Tatjana Mušnjak)