Predaja popisa cjelokupnog gradiva (zbirna evidencije gradiva) propisana je člankom 13. Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 105/20).

Sukladno navedenom Pravilniku vodi se i dostavlja u strukturiranom elektroničkom obliku koji je prikladan za ponovnu uporabu i dijeljenje podataka, te za preuzimanje podataka, prije ili za vrijeme predaje gradiva nadležnom državnom arhivu. O svakoj jedinici gradiva u informacijskom sustavu za upravljanje gradivom Popis cjelokupnog gradiva mora sadržavati najmanje one podatke koji su označeni kao obvezni podaci u specifikaciji metapodataka koju donosi i objavljuje na svojim mrežnim stranicama Hrvatski državni arhiv. Za gradivo u elektroničkom obliku Popis cjelokupnog gradiva treba sadržavati podatke koji su potrebni za provjeru cjelovitosti gradiva. Stvaratelj gradiva je dužan najmanje jednom godišnje te uvijek po zahtjevu nadležnog državnog arhiva, dostaviti popis cjelokupnog gradiva, odnosno njegove ispravke i dopune, sa stanjem na zadnji dan prethodne godine.

Popis se dostavlja izravnim upisom u Hrvatski arhivski informacijski sustav (HAIS) ili u obliku elektroničkoga obrasca (XML datoteke sa strukturiranim podatcima popisa), koji utvrđuje Hrvatski državni arhiv.