Tijela javne vlasti kao i druge osobe obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskog gradiva u nadležnosti arhiva dužni su izraditi pravila za upravljanje svojim dokumentarnim gradivom. Njima se uređuju sva pitanja organizacije, upravljanja, obrade, odlaganja i čuvanja, izlučivanja i odabiranja, predaje i pobiranja dokumentarnog i arhivskog gradiva, kao i pitanja infrastrukture informacijskog sustava, njegova upravljanja te vanjskih usluga.

U namjeri da pomognemo stvarateljima javnog dokumentarnog i arhivskog gradiva u izradi vlastitih pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom, objavljujemo Upute za izradu pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom stvaratelja/posjednika te Predložak Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom stvaratelja/posjednika koji može poslužiti za izradu navedenog internog akta.

Obveza je i izrada popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja koji mora sadržavati sve vrste gradiva koje su nastale ili će nastati djelovanjem određenoga stvaratelja, odnosno sve vrste gradiva kojih je pojedini stvaratelj u posjedu. Popis treba sadržavati sve upravne i poslovne funkcije pojedinoga stvaratelja, a metodološki se izrađuje na način kako je izrađen i Opći popis gradiva s rokovima čuvanja (Ogledni popis za opće ili administrativne funkcije). Napominjemo da se rokovi čuvanja gradiva određuju sukladno propisima koji uređuju obvezu čuvanja pojedinih vrsta dokumenata, potrebama poslovanja i zaštite vlastitih i tuđih prava i interesa, interesa javnosti, interesa za kulturu, povijest i druge znanosti te prema oglednim popisima gradiva s rokovima čuvanja i uputama nadležnoga državnog arhiva. Stvaratelj gradiva koji posjeduje gradivo koje nije nastalo njegovim radom ili radom tijela čiju djelatnost nastavlja, dužan je utvrditi rokove čuvanja i za to gradivo. Sukladno navedenom objavljujemo Obrazac popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja kojim je definiran prikladan format popisa gradiva.

Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom s popisom dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja dostavljaju se nadležnomu arhivu na odobrenje.

Predloškom Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom stvaratelja/posjednika, te Obrascem popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja mogu se koristiti i vlasnici ili posjednici privatnog arhivskog gradiva upisani u Upisnik vlasnika ili posjednika privatnog arhivskog gradiva.